Rien de plus simple en apparence qu'un compte rendu de réunion, au point qu'il peut paraître curieux de l'ériger au rang d'outil managérial ! Et pourtant... Combien de fois avons-nous repris un ancien compte rendu pour retrouver la trace d'une prise de décision et combien de fois sommes-nous tombés sur de vagues écrits difficilement réutilisables ? Commençons par distinguer deux formes de comptes rendus : le verbatim et le compte rendu succint orienté action (...).
Deux formes de comptes rendus
- Le verbatim reprend de manière précise, quasiment mot pour mot, les divers points évoqués lors d'une réunion. Il peut être utile dans le cas de négociations, de situations complexes ou de brainstorming. Il est aussi très utilisé dans le cas de réunions d'organes de décision de sociétés (conseil d'administration ou de surveillance, réunions de direction, etc.). Le compte rendu sert alors de document de référence, à valeur juridique.
- Le compte rendu orienté action, plus succint, permet contrairement au verbatim de garder trace de l'essentiel d'une discussion et de préciser les actions qui ont été décidées lors de la réunion. C'est à cette forme de compte rendu que nous nous intéressons ici.
Un outil au service du manager
La tenue d'un compte rendu orienté action aide à structurer une réunion. En effet, le manager animant la réunion a pour objectif d'arriver, après discussion, à formaliser clairement les décisions en terme d'actions à mener, d'échéances et d'allocation de responsabilité.
Nous lui recommandons de reformuler clairement - au fur et à mesure du déroulement de la réunion - à l'intention de celui qui réalise le compte rendu, les diverses conclusions pour action qui ont été décidées. Nous suggérons aussi de revenir en fin de réunion sur l'ensemble des décisions énoncées et de s'assurer de leur cohérence globale et de leur faisabilité.
Ce mode de conduite de réunion est assez exigeant pour le manager, car il doit s'astreindre à préciser le plus clairement possible les décisions prises. Mais il permet le partage du sens et favorise l'assimilation et la validation progressive des décisions prises. Le compte rendu est ainsi un outil au service de la décision et non pas un simple document émanant d'une prise de notes passive.
Le support du compte rendu
Il nous paraît utile de définir un support standard adapté au contexte de l'entreprise et à l'activité de l'équipe (par exemple sous forme de tableau). Celui-ci doit permettre de préciser les décisions prises, avec éventuellement le rappel des objectifs à atteindre, les différentes étapes de mise en oeuvre, le responsable de l'action à réaliser, les questions à traiter lors de la prochaine réunion, les modalités relatives au suivi, à la diffusion et au classement.
Bien utilisé, cet outil simple contribue à l'efficacité managériale.
Pour en savoir plus sur les outils du manager, vous pouvez consulter le livre Profession Dirigeant, Gérard Roth, Dunod, 2007, disponible sur les sites www.dunod.com ou www.amazon.fr
Commentaires