Programmation : gérer son temps et ses ressources avec efficience

Un des rôles du manager est de répartir les charges de travail et d’optimiser l’allocation des moyens. Pour beaucoup de managers, il s’agit souvent de la quadrature du cercle : ils ont le sentiment de ne pas arriver à faire face à leurs charges imposées et de ne pas disposer suffisamment de moyens. Il s’en suit un dialogue de sourds avec la hiérarchie, le niveau N+1 étant convaincu que le niveau N ne sait pas s’organiser, le niveau N étant convaincu que le niveau supérieur ne comprend rien à la réalité du travail...

Pour y remédier, nous proposons aux managers une méthode pour atteindre leurs objectifs en gérant leurs ressources (temps, personnel, budgets) de manière efficiente.

Les étapes de la programmation - Lister les charges de travail imposées et faire valider cette répartition par le supérieur hiérarchique, - Définir des temps unitaires par activité (définir les activités courantes et non le « mouton à cinq pattes »…). - Etablir un tableau prévisionnel des activités imposées sur l’année. Il s’agit de répartir les charges imposées sur les différents mois de l’année, en fonction des contraintes connues (congés, contraintes liées aux clients ou à l’activité de l’entreprise, pics d’activité, etc.) puis de vérifier qu’il reste un temps suffisant pour des activités délibérées et les imprévus (en général la règle des 2/3 d’imposé et 1/3 de délibéré est pertinente) Cette macro-planification donne souvent lieu à itérations successives et permet un dialogue constructif avec la hiérarchie. - Etablir un tableau de programmation glissant sur les trois semaines à venir : cet horizon de temps est assez pertinent, car palpable. L’enjeu est de traduire les indications du macro-planning annuel en réalité opérationnelle, en y intégrant les contraintes connues, avec le soucis de disposer de temps pour des activités délibérées. La programmation sera précise pour la semaine et complétée au fur et à mesure pour les périodes suivantes. Les enseignements tirés de cette programmation - L’intérêt du recours à un cabinet de conseil comme aide méthodologique, et l’intérêt d’un tutorat interne réalisé par un « ancien ». - L’intérêt de veiller à la standardisation des outils (le tableau annuel, le tableau glissant à trois semaines, les temps standards, etc.). L’informatique peut être une aide puissante, à condition de ne pas oublier que la finalité première est la programmation d’activité la plus simple possible et non une informatisation fastidieuse. Un affichage des outils utilisés est utile à des fins de transparence et de rappel à tous de l’importance de la démarche. - La promotion des meilleures pratiques permet de soutenir la démarche. - Suivant la taille de l’organisation, la mise en place d’une programmation s’étale souvent dans la durée et génère un besoin de maintenance. Elle peut être intégrée dans une démarche ISO, faire l’objet d’indicateurs d’activités et de comparaisons entre entités et donner lieu à audits réguliers. - Ce type de planification permet aux futurs chefs d’équipe de se familiariser avec un aspect essentiel de leur rôle futur.